溝通矩陣提供了一個簡單但是有用的溝通模式，它幫助人們更好的瞭解溝通的過程並且開發更有效的溝通技巧。Shannon和Weaver（1948）認為，有效的溝通包括一個來源（說話者）；一個編碼器（聲音系統）；一個訊息（語言和視覺線索）；一個通道（空氣中的聲波）；一個解碼器（聽者的耳朵）；一個接收者（聽者）。有效的溝通還需要處理噪音的問題（無線電的靜電噪音；面對面溝通的背景噪音）。
溝通矩陣（Robert Dilts于1989開發的）把這些溝通理論的基本要素結合到面對面溝通的實際模式當中。根據溝通矩陣，溝通包括人們通過各種媒介相互發送資訊。因此，人類溝通過程中包含的三個基本要素是：1）人，2）資訊，3）資訊發送所通過的媒介。
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溝通中包含的基本要素
例如，最簡單的溝通包括兩人通過口頭詞語這個媒介相互發送和接收資訊。兩個人在不同時間可以在（a）各種資訊的“發送者”或“傳遞者”之間（b）從對方獲得各種資訊的“接收者”之間輪流替換。當兩人進行互動時，除了口頭語言外，有時他們還可以畫圖表，做手勢或使用書面材料作為他們試圖傳遞的各種資訊的媒介。
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預期資訊與接收訊息
思考溝通的“訊息”元素時，首先需要區分“預期”訊息和“接收”訊息。NLP中有一句老話：“你溝通的意義在於你引出的反應，不管你打算溝通的是什麼。”換言之，對接收者來說訊息的“意義”是個人“接收到”了什麼，並不考慮發送者的意圖。這個陳述承認了發送者意圖發出的訊息並不總是互動中他人所接受到的資訊。最重要的溝通技巧之一是確保你想發出的資訊就是他人所接受到的資訊。一個著名的商界領導者曾經說過：“挑戰是讓人們做你期望的事，而不是你所說的事。”本質上，有效溝通是發送者和接收者之間的回饋迴圈，他們試圖最大的優化期望資訊和接收資訊之間的一致性。
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訊息和轉換訊息
訊息的內容通常伴隨著更高層次的“轉換訊息”（通常是非言語的），它強調怎樣解釋訊息或為怎樣解釋訊息提供線索。很多情況下，“內容”涉及到溝通的純言語方面，而轉換訊息涉及到溝通的非言語部分。轉換訊息是關於其他訊息的訊息。兩個訊息可能相互抵觸，而轉換訊息和內容處在不同的“層次”上面。例如，一個領導者可能指著自己的眼睛然後告訴群體“注意”。這個手勢被看作一個“轉換訊息”，它表示了群體要怎樣注意（如，通過觀察注意）。如果他指著自己的耳朵，這又代表了不同的注意模式。
使用黃色的螢光筆標出課文中的關鍵短語是轉換訊息的另一實例。標點符號也可以作為轉換訊息。把問號改成感嘆號轉換了餘下訊息的意義。甚至訊息發送的媒介也可以是轉換訊息。通過傳真或信使傳遞的訊息表示某個任務非常緊急。一個電話或個人會議更多的強調了訊息內容的關係面向。
轉換訊息的功能主要是告知收聽者將要或已經傳遞的是什麼“類型”的訊息，以及如何最好的“接收”這個訊息。換言之，為了“解碼”訊息的“意義”，轉換訊息是必需的。因此，如果伴隨著不同的轉換訊息，即使同樣的資訊也會含有不同的意義。
一個比喻，當一台電腦與另一台進行溝通時，必需發送同傳遞中的實際文件一起的特定“控制特徵”。控制特徵是轉換訊息，它告知另一台電腦正在發送的是哪種資料以及把資料放在記憶體的哪個位置。
訊息的層次
轉換訊息的目的通常是闡明資訊的內容在哪個“層次”得到發送或接收。舉例說明。如果一個領導者向合作者發出言語訊息：“你犯了一個錯誤，”這可以用幾種不同的方法來解釋。這個訊息是要在自我認同層次還是行為層次被注視？換言之，領導者是表示出對某人的失望還是僅僅對特定的行為給出回饋？要對溝通進行適當的解釋，這種訊息是必不可少的。很明顯，當轉換訊息是“我想幫助你做的更好”和轉換訊息是“我對你生氣了”時，“你犯了錯誤”這個訊息會有完全不同的意義。
這種訊息通常通過非言語線索，如音調變化得到溝通。“你犯了錯誤” 這個陳述更傾向於被解釋為：合作者做錯了某事，正處在困難當中。另一方面，這個陳述可以更傾向於強調一個事件或一個步驟的正確性而不是強調某人。
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影響接收訊息類型的要素
因為轉換資訊是以非言語的方式溝通的，所有他們通常處於發送者和接收者的意識之外。開發解讀和探測資訊的意識可能是最基本的溝通技巧之一。
媒介
很明顯，所有的訊息必需通過某種媒介傳播。可以傳達訊息的各種媒介有不同的限制和優點，它們影響著如何傳遞和接收訊息。在組織中，訊息傳遞通過的媒介由幾方面組成：
- 溝通的通道
- 溝通的情境
- 圍繞著溝通的文化框架
溝通的通道涉及到可以表徵訊息的不同感官感元。圍繞著溝通的文化框架涉及到用於賦予溝通意義的假設和推論類型。有效的溝通包括確定用於傳遞訊息的通道的順序和混合，它還包括考慮情境內各種通道的意義以及訊息傳遞的文化框架。
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溝通矩陣的總括
一、人：傳送者→接收者（們）
a. 生理面向
- 一個——自我 少數——自我 多數——自我
- 一個——一個 少數——一個 多數——一個
- 一個——少數 少數——少數 多數——少數
- 一個——多數 少數——多數 多數——多數
b. 關係面向－“身份Status”
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- 互補（父母→孩子）
- 對稱（孩子 孩子）
- 交互（丈夫 妻子）
- 轉換－互補（顧問→家庭）
c. 狀態
-
- 態度
- 轉換程式
二、 訊息：（預期的 接收的）
a. 信息面向
微觀 宏觀 超訊息（相同層次）
b. 轉換訊息 更高層次訊息關於：
- 被發送的訊息類型
- 信使的狀態/身份
- 接收者的狀態/身份
- 訊息傳送所處的情境
c. 訊息的類型/層次
- 自我認同 誰 使命
- 信念/價值觀 為什麼 許可/動機
- 能力 如何 方向
- 行為 什麼 動作
- 環境 哪里/何時 邊界限制
三、 媒介：
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- 情境（微觀和宏觀）
- 生理面向（外在限制，“心靈地圖”，觀眾等）
- 非生理面向（目標，角色，時機等）
- 文化
- 假設前提
- 規則
- 溝通通道（冗餘和回饋的數量）
- 影像
- 聲音
- 書面
- 身體
- 情境（微觀和宏觀）
[注意：溝通矩陣中互補關係、對稱關係、交互關係和轉換訊息概念來自Gregory Bateson的作品。媒介對溝通的影響最先由Mrshall McLuhan探索並闡述。]
下列練習對比了期望訊息和接收訊息，為實踐和探索溝通矩陣各個方面提供了方法。
溝通/委派練習
溝通者找一個對自己來說很重要並且能夠與他人溝通或委派的任務或者活動。
階段Ⅰ
溝通者結合下列層次的訊息定義自己的“預期訊息”，並計畫一個表演。
哪裏where——實施任務或活動的情境或環境。
何時when——完成任務或活動的事件框架。
什麼what——任務或活動所要求的行為舉動或目標。
如何how——實施任務或活動的概念方針或策略方針。
為什麼why——作為任務動機的準則、價值觀或信念受到任務或行為的支持。
誰——關於關鍵角色、角色自我認同的訊息，或者同任務或活動相關的身份問題。
階段Ⅱ
溝通者有5－10分鐘為扮演期望接收者的人表現任務或活動。當溝通者完成表現時，接收者填寫下面的資訊單，記錄“接受到的” 訊息。
哪裏where——實施任務或活動的情境或環境。
何時——完成任務或活動的事件框架。
什麼——任務或活動所要求的行為舉動或目標。
如何——實施任務或活動的概念方針或策略方針。
為什麼——作為任務動機的準則、價值觀或信念受到任務或行為的支持。
誰——關於關鍵角色、角色自我認同的訊息，或者同任務或活動相關的身份問題。
階段Ⅲ
溝通者和接收者比較期望訊息和接收訊息，並討論差異產生的原因。群體應該思考言語和非言語溝通模式的影響，並討論還有哪些表像通道可以用來溝通任務和活動。他們還可以思考溝通者和接收者的狀態怎樣影響了對各種資訊和線索的解釋。
