149-委派(Delegation)

149-委派(Delegation)

委派是指把某個任務或活動分配或傳達給他人。有效委派的能力是重要的領導技巧。至於組織內的領導,應該在兩個委派之間作出最初的一般區別:a)普遍的、制度上的任務b)特殊或特別的個別操作。

一般的制度任務是指更大系統中,有大量多餘的任務——即,它們是被整個系統所接受和理解的當前任務和情境。領導委派制度任務的首要目標是在任務的限制及其情境內,合作者的專業性發展。它的其他目標還包括:(1)確認技術任務,(2)定義責任,(3)定義關係。一般來說,用來測試制度委派是否成功的證據程序集中於與任務和當前制度控制相關的時機準則。

個別操作或許可以定義為新任務或一次任務,並可以細分為:(1)技術或(2)組織操作。技術操作可以再分為:定量的並且可以從數量上評估的操作、定性的操作。個別操作的證據步驟需要建立在更“專門的”而不是制度任務的基礎之上。定義技術任務時,責任和關係對個別操作委派來說非常重要;而校正任務並使它適合於系統的更大框架則是至關重要的。

委派中需要考慮的關鍵因素

委派中最重要的兩個程序可以被描繪為(a)定義委派任務的“問題空間”(b)按照任務需要,校正不同的個人和程序層次。委派過程中需要考慮的某些關鍵因素包括:

  1. 決定“需要知道”與“不需要知道”——即,合作者需要知道多少情境的“問題空間”?
    a.  與委派相關的“問題空間”包括這些因素:任務中個人的“地位”、風險的數量(如果有的話),可能的競爭等等。
    b.傑出領導者和管理者的一個信念是“公司內不應該有秘密資訊”。如同某個領導者指出的:“如果我的同事通過我之外的管道意識到某事,我就失去了領導能力”(領導者看起來比受他委派的人知道得更少)。另一領導者補充道:“即使人們並不知道,我工作時也必須好像人們都知道一樣”。
  2. 決定公司內還有誰需要得知委派的情況。如果組織內其他團體成員、合作者、或相關角色的人驚訝地發現委派了某人進行特定的活動但自己卻毫不知情,就會引起混亂,甚至破壞士氣。接受委派的人在本質上成為了“代表”,並伴隨著任務和威信。因此,告知系統的其他部分——可能因為委派而受到影響系統的其他部分,是十分重要的。
  3. 保證對關鍵個人和程序層次的校正包括完成任務所需的活動。委派的主要功能之一是保證根據兩個參數進行校正:(1)把合作者或團體成員的感知空間校正到被完成任務的問題空間,(2)校正與任務相關的各種層次的活動,彼此支援——這樣任務(環境)的“何時”和“何地” 與“什麼”(行為)相一致,“如何 how” 與“為什麼why”和定義任務目的的“誰who”相一致/聯合。這就提高了委派”邏輯層次“的重要性。

校正是有效計畫、問題解決和領導的關鍵屬性。在一個有效的系統中,個人在微觀環境內的行為和目標與他的策略和目的相一致。而這些目的又與系統文化以及宏觀環境的使命相一致。換言之,個人與自己的願景有一個內在校正,並與團體有另一個層次的校正——他試圖在這個團體中實現自己的願景。

為了在特定的系統中有傑出表現,個人必須理解各層次變化之間的關係,並校正自己的活動以適應這些動力。這就是說,個人層次上的目的和行為應該支援角色的功能目標和策略。反過來,後者又應該與較大環境中的文化、自我認同以及使命相一致。

校正還涉及到穩定和變化被放在系統的何處。當系統的某部分需要保持穩定時,其他部分必須變化並適應不同環境,這樣才能有助於保持穩定。一個層次上的一致需要其他層次上的彈性。

對校正的需要是自然出現的經驗。當某個活動所需的各種層次的資訊沒有提前得到定義時,人們通常會直覺地、自發地要求它們。下面是管理者和合作者之間的假設性對話,思考它們。

管理者:你星期二下午可以來我辦公室嗎?(提議“何時”和“何地”)。

合作者:好的。你要談什麼?

管理者:我想和你一起準備我們下周的報告。(定義做“什麼”)。

合作者:你想如何“準備”?

管理者:我想我們應該仔細檢查資訊的順序,看看是否需要視覺輔助。(定義這個過程會“如何”發生)。

合作者:為什麼?你認為人們很難明白我們的意思嗎?

管理者:是。我認為最好用不同的方法來呈現我們的關鍵概念。(定義“如何”和“什麼”背後的原因)。

合作者:好的。你希望我是一個合作開發者還是一個“故意唱反調的人”?

管理者:你最好站在觀眾的角度,感知這個報告,就如同你是他們的一員。(定義將採取“誰的whose”角度)。

儘管這個對話是假設的,但這樣的互動一天之內會在公司多次出現。一個完整的委派包括指定與委派的任務或活動相關的何地、何時、什麼、如何、為什麼、誰、還有誰。如果遺漏了特定方面,合作者會要求或假設它(如果他的假設是錯誤的,就會產生問題)。

實際上,很多參與研究的領導者認為:要讓合作者成熟,一個重要的方法涉及到領導者應該為合作者直接定義哪些層次的程序,而哪些層次又應該留給合作者自己去完成。

領導者可以選擇定義特定活動的何地、何時、什麼以及為什麼,然後讓合作者自己定義如何how。對一個更成熟的合作者來說,領導者要定義做什麼what、合作者在活動中的角色(誰)who,並讓合作者決定何地where、何時when、如何how以及為什麼why。

委派最基本的認知技巧之一包括定義委派任務或活動中程序層次的能力;然後決定為合作者直接提供多少資訊。例如,倘若為一個成熟的合作者直接提供過多指導,他會覺得受到約束、未得到充分利用,甚至失去動力。

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